Da alcuni anni, allo scopo di rendere sempre più efficiente e trasparente (e anche più sostenibile a livello ambientale) il rapporto tra i cittadini, le imprese e la Pubblica Amministrazione, è iniziato un processo ormai irreversibile di digitalizzazione delle imprese pubbliche e private di qualsiasi tipo, da quelle più piccole a quelle più grandi.
C’è ancora molta strada da fare, ma il percorso è ormai tracciato. Sicuramente si tratta di un processo complesso non facile da realizzare, in parte perché le infrastrutture necessarie non sono ancora tutte all’altezza della situazione, in parte perché l’Italia è un Paese che, tradizionalmente, è piuttosto diffidente verso le novità tecnologiche.
Detto ciò, negli ultimi anni, si sono viste molte positive novità al riguardo. Per quanto concerne il mondo delle imprese, per esempio, è ormai esteso a quasi tutti gli operatori economici l’obbligo della fatturazione elettronica (vi sono alcune eccezioni, ma possiamo tranquillamente affermare che non fanno testo). Altre novità sono state l’introduzione dello Spid, della carta d’identità elettronica e via discorrendo.
Digitalizzazione delle imprese e conservazione online dei documenti
Si può parlare di digitalizzazione delle imprese allorquando la stragrande maggioranza dei processi aziendali vengono svolti seguendo una logica “digitale” ovvero quando la gestione aziendale si avvale di strumenti che minimizzano l’utilizzo di documenti cartacei come per esempio i software per la gestione della fattura elettronica e la conservazione online dei documenti con strumenti come DocEasy, un software gestionale in cloud pensato per la gestione delle fatture elettroniche, dei libri contabili e dei vari registri nonché della loro conservazione a norma, un punto quest’ultimo particolarmente delicato per qualsiasi tipo di impresa, da quella del piccolo artigiano fino ad arrivare a quelle di grandissime dimensioni.
Ricordiamo, infatti, che le attuali linee guida AgID hanno apportato modifiche sostanziali in merito alla formazione, alla gestione e alla conservazione dei documenti informatici andando a sostituire le norme dei vecchi DPCM dell’anno 2014.
Una delle novità, per esempio, è la figura del responsabile per la conservazione digitale, presenza obbligatoria per le PA e per le aziende private; fra gli altri, il suo compito più importante è quello di gestire il processo di conservazione dei documenti garantendone la correttezza nel tempo; uno dei suoi obblighi è quello di redigere un manuale di conservazione digitale (che il software DocEasy crea in automatico).
DocEasy, un software in cloud versatile ed efficiente
DocEasy ha nella versatilità e nell’efficienza due grandi punti di forza; con una sola piattaforma gestisce la fatturazione elettronica (emissione, invio in formato xml così come previsto dal Sistema di Interscambio, ecc.) e la conservazione dei documenti in base alle norme vigenti e senza alcun costo aggiuntivo.
La piattaforma, oltre a conservare i documenti per i 10 anni previsti dalla legge, crea in automatico, come già accennato, il Manuale di conservazione dei documenti informatici, che è quel documento che descrive il sistema di conservazione e dettaglia l’organizzazione, i soggetti coinvolti e i loro specifici ruoli nonché il modello di funzionamento, la descrizione del processo e la descrizione delle architetture e delle infrastrutture.
Un plus particolarmente importante di DocEasy è che la piattaforma viene aggiornata in modo automatico; non esistono quindi preoccupazioni di sorta nel caso in cui le norme, come spesso accade, vengano modificate dal legislatore.
Copywriter e SEO Specialist dal 2012. Appassionato di web marketing inizia a creare i primi siti web nel 2010. Nel 2017 decide di fondare il blog Mnews.it per il quale si occupa di realizzare guide all’acquisto su qualsiasi tipo di prodotti.